Organisation d'un concours - travail en équipe

Dim 07-03-2004, 21:33

Mise à jour : Je viens de créer un Wiki pour que chacun puisse aider facilement, c'est ici => http://cedricg.ouvaton.org/wiki/concours/ et n'hésitez pas à modifier, les différentes versions sont sauvegardées

Salut

Suite au post de RémiB, je pense qu'il serait pas mal que nous composions un petit mémento sur l'organisation de concours, un peu sur le principe de la FAQ matériel. Le cerveau global, fruit de nos expériences croisées, est surement plus fort qu'un seul organisateur.

Je commence avec un premier sommaire, corrigez moi

La ciblerie
* chevalets
* cibles : paillons et stramits, double épaisseurs ou non
* les blasons : stock nécessaire, qq réglements
* marquage au sol, marquage aux cibles

Les feux
* les artisanaux
* les commerciaux
* précaution pour l'exterieur

Les risques
* éviter les accidents
* organiser le pas de tir pour protéger le materiel
* le vent (attacher les cibles);

* la pluie (proteger l'electrique, le bar, le greffe);

L'affichage
* orienter les archers à l'accueil
* afficher les résultats
* papier et écrans

Les scores
* feuilles de marques
* remontés des scores
* l'informatique : ordinateur, logiciel, imprimante
* l'envoi à la FFTA
* l'affichage sur Internet

L'arbitrage
* relation avec l'arbitre responsable
* comment les remercier ;-);

Le bar et le repas
* traiteur ou équipe du club
* calcul du stock nécessaire pour le bar, équilibrer les comptes

Dim 07-03-2004, 21:49

J'ai participé à pas mal d'organisation de concours, jusqu'au championnat d'europe de Boé en 1998 (équipe de terrain).

Ma spécialité, l'informatique. Je compte me pencher sérieux sur tout ce qui affichage en temps réel sur internet des résultats et autres infos. Voir les webcams.

Niveau logiciel l'officiel est WinFFTA 2, édité par la FFTA et disponible sur leur site. Il tourne sous Windows exclusivement (je compte le tester sous Linux avec Wine).
Voici l'explication pour envoyer tout à la FFTA, sur le site de la Ligue de Bourgogne http://perso.wanadoo.fr/ligue.bourgogne.arc/winffta_fichier_resultat.htm

Rajouts pour ci-dessus
- les spots en salle : la régle, les détails électriques
- crayons et planchettes pour les feuilles de marque
- panneaux pour remplacer les feux en cas de panne
- recharges pour l'imprimante
- les documents à lire : chapitres du manuel de l'arbitre, ...
- à vous!

Le but est de faire une sorte de cahier des charges pour organisateur, une liste de choses à ne pas oublier. Si on regroupe suffisament d'infos, on peut rédiger un bon document.

Dim 07-03-2004, 21:54

Il faudrait aussi prevoir un planing de realisation des taches.

Par exemple envoie des invitations 2mois à 6 semaines avant le concours, etc...

Dim 07-03-2004, 22:07

JJ Tisne, arbitre et président de la commission sportive Aquitaine à l'époque, a rédigé un cahier des charges pour aider les organisateurs de gros concours, je vais voir avec lui pour l'intégrer dans un cadre plus large, mais c'est un trés bon document, très fouillé et complet.

Lun 08-03-2004, 0:32

Penser aussi

- au fléchage pour se rendre à la compétition (dans la ville et/ou aux abords, demander l'autorisation à la mairie);

- aux drapeaux placés aux pieds des compétiteurs pour appeler l'arbitre en cas d'incident de tir (cela ne se fait pas partout c'est vrai);

- panneaux avec les numéros des cibles et marquage sur le pas de tir

- aux drapeaux sur les cibles (pour la direction du vent);

On en oublie sûrement encore !!!!!

Lun 08-03-2004, 0:35

Excuse Cédric j'avais pas vu marquage au sol et sur les cibles

Par contre, pour l'extérieur, prévoir des petits sacs plastique pour mettre les feuilles de marque , vous avez déjà essayé d'écrire sur les feuilles quand elles sont trempées ??

Lun 08-03-2004, 1:01

Voila quelques justes remarques. je suis en train de chercher la meilleure méthode pour pouvoir travailler à plusieurs sur ce document (wiki sans doute pour ceux qui connaissent)

Lun 08-03-2004, 9:44

Encore quelque rajout

Dans la partie Bar
Il faut aussi demander à la mairie l'autorisation pour ouvrir une buvette en precisant qu'il y aura de l'alcool (biere, le "pot "à la fin.... enfin la licence 2);

Remise des prix
Il faut prevoir l'achat des coupes et médailles et faire attention de les commander assez tot (certains demande presque 2 mois de délai de livraison).
Si on obtient des coupes par des commercants ou autres organismes il faut penser à les inviter lors de la remise des coupes.
Il faut aussi inviter les personnalités (Maire, Conseil Général, DDJS);

[/b]

Lun 08-03-2004, 10:06

Voilà, j'ai remis à jour la liste de Céric en tenant compte des observations plus haut; j'ai rajouté :
* Contacter les sponsors éventuels et la presse
et modifié:
* le vent (attacher les cibles et les feux)
* les blasons : stock nécessaire, qq réglements, blasons de la même provenance

Pour le format: page Word avec cases à cocher et emplacement pour marquer le nom du responsable ! Wink

-----------------------------------------------
Planing de realisation des taches
* Envoi des invitations 2mois à 6 semaines avant le concours
* Achat des coupes et médailles (jusqu'à 2 mois de délai de livraison).
* Contacter les sponsors éventuels et la presse
* etc...

La ciblerie
* chevalets
* cibles : paillons et stramits, double épaisseurs ou non
* les blasons : stock nécessaire, qq réglements, blasons de la même provenance
* marquage au sol, marquage aux cibles
* panneaux avec les numéros des cibles et marquage sur le pas de tir
* drapeaux sur les cibles (pour la direction du vent)

Les feux
* les artisanaux
* les commerciaux
* précaution pour l'exterieur
* les spots en salle : la régle, les détails électriques
* panneaux pour remplacer les feux en cas de panne

Les risques
* éviter les accidents
* organiser le pas de tir pour protéger le materiel
* drapeaux placés aux pieds des compétiteurs pour appeler l'arbitre en cas d'incident de tir
* le vent (attacher les cibles et les feux)
* la pluie (proteger l'electrique, le bar, le greffe)

L'affichage
* fléchage pour se rendre à la compétition (dans la ville et/ou aux abords, demander l'autorisation à la mairie)
* orienter les archers à l'accueil
* afficher les résultats
* papier et écrans

Les scores
* feuilles de marques
* crayons, planchettes et petits sacs plastique pour les feuilles de marque
* remontés des scores
* l'informatique : ordinateur, logiciel, imprimante
* recharges pour l'imprimante
* l'envoi à la FFTA
* l'affichage sur Internet

L'arbitrage
* relation avec l'arbitre responsable
* comment les remercier
* les documents à lire : chapitres du manuel de l'arbitre, ...

Le bar et le repas
* traiteur ou équipe du club
* calcul du stock nécessaire pour le bar, équilibrer les comptes
* Demander à la mairie l'autorisation pour ouvrir une buvette en precisant qu'il y aura de l'alcool (biere, le "pot "à la fin.... enfin la licence 2)

Remise des prix
* achat des coupes et médailles
* invitation des commercants et organismes qui participent, ainsi que des personnalités (Maire, Conseil Général, DDJS)

Lun 08-03-2004, 13:50

Sauf que Word n'est pas un format universel. PDF (en parallele au moins) me semble mieux, ou du RTF.
Ceci dit bonnes remarques, mais je pense qu'on peut encore détailler et donner des informations interessantes.

ps: Céric, ma ptite soeur m'appelait comme ça vers ses 4/5 ans, ha souvenirs qui reviennent :-D

Lun 08-03-2004, 14:04

Autre choses

Il faut penser aux agrapheuses et des agraphes d'avance.

Faire une feuille avec la répartition des archers sur les cibles et les blasons suivant leurs categories.

C'est pas marqué dans la mise à jour de Laurent mais la pharmacie que j'avais deja ecrit est aussi à prevoir

Lun 08-03-2004, 14:32

Lun 08-03-2004, 14:32

encore un truc, pour ceux qui on le guide du dirigeant faudrait regarder si il en parle dedans. Je voulais l'acheter mais comme la ffta est en train de le modifier je dois attendre. Sur le site la ffta a mis le sommaire du nouveau guide est dedans il y a :

THEME V - ORGANISER UNE COMPETITION

Fiche 1
Rôle et devoirs pour l'organisateur d'une compétition

Fiche 2
Définition des compétitions

Fiche 3
Valoriser la manifestation
Annexe 1 Fiche 3 : Fiche de suivi de la préparation
Annexe 2 Fiche 3 : Fiche de préparation du matériel
Annexe 3 Fiche 3 : Fiche d'aménagement du terrain

Fiche 4
Le mandat d'une compétition

Fiche 5
La promotion de l'événement

Fiche 6
La candidature à une manifestation nationale
Formulaire 1 Fiche 6 : Dossier de candidature

Fiche 7
Le Cahier des Charges d'une compétition
Annexe 1 Fiche 7 : Sommaire d'un Cahier des Charges

Fiche 8
La gestion des concours avec WINFFTA

Mais je suis persuader que le travail qu'on fait sera plus complet que le guide.

Lun 08-03-2004, 14:37

Lun 08-03-2004, 15:03

Plus complet, hum, je dirais que le guide du dirigeant est une référence, à ce titre il ne peut guere lister toutes les petites taches nécessaires. Donc n'ayant pas le même but cela ne peut pas être comparé stricto sensus

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